Privacybeleid – IRBN

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

De internationale Raad van het Belgisch Notariaat, die deel uitmaakt van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0409.357.321 en met zetel te 1000 Brussel, Bergstraat 30-34 (hierna “IRBN” of “Wij”) hecht een groot belang aan de eerbiediging van uw privacy en uw persoonsgegevens (hierna “Gegevens”). Om die reden zien we erop toe dat de reglementering ter zake en meer specifiek de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna “GDPR”) worden nageleefd.

Het doel van dit Beleid is u te informeren over de manier waarop wij uw gegevens als “Verwerkingsverantwoordelijke” in de zin van de GDPR verwerken alsook over de middelen waarover u beschikt om hierop toezicht uit te oefenen. Voor bijkomende informatie kunt u ons contacteren per mail op CINB-IRBN@fedot.be. U kan ook contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via mail naar dpofednot@privanot.be of per brief naar Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

De huidige versie van het privacybeleid is vatbaar voor wijzigingen. Wij zullen u op de hoogte houden in geval van substantiële aanpassingen.

Welke gegevens verzamelen wij, voor welke doeleinden en hoelang worden ze bewaard?

De opdracht van de IRBN bestaat erin de notarissen te informeren over de Europese en internationale wetgeving en andere initiatieven die verband houden met hun activiteiten alsook het Belgisch Notariaat te promoten en te vertegenwoordigen op Europees en internationaal niveau.

Met het oog hierop ziet de IRBN toe op:

de politieke en juridische opvolging van de Europese en internationale notariële actualiteit;
het onderhouden en uitbouwen van contacten met de Europese en internationale (notariële) instellingen;
het verspreiden van informatie over de Europese en internationale notariële actualiteit.

In dit kader worden er nationale en internationale evenementen, studiedagen, workshops,… georganiseerd waarop notarissen, medewerkers en externe deelnemers worden uitgenodigd.

Binnen het kader van zijn opdrachten dient de IRBN de volgende Gegevens over notarissen, erenotarissen, notariële medewerkers, kandidaat-notarissen en externe deelnemers te verzamelen en te verwerken:

identificatiegegevens (naam, voornaam, (elektronische) handtekeningen, foto, foto op identiteitskaart, …) ;
privégegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres, …);
professionele gegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres, ondernemingsnummer, rekeningnummer,…);
andere gegevens die bij tevredenheidsenquêtes, kandidaturen van externe deelnemers, informatievragen, …

Voornoemde gegevens worden verwerkt met het oog op de volgende doeleinden:

beheren van de inschrijvingen voor evenementen die door/via de IRBN aangeboden worden;
organiseren van reizen in België en in het buitenland alsook coördineren van de verplaatsingen bij deze reizen;
informatie uitwisselen over de notariële activiteiten;
behandelen van “Eurnot”-aanvragen afkomstig van notarissen of hun medewerkers;
behandelen van algemene informatievragen van burgers.

De IRBN ziet erop toe dat uw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig is voor de verwezenlijking van de verwerkingsdoeleinden. Uw gegevens worden gedurende maximaal 5 jaar bijgehouden.

Op welke juridische basis verwerken wij uw gegevens?

Overeenkomstig de GDPR berust de verwerking van uw gegevens op uw toestemming (art. 6.1 a) GDPR) of op het gerechtvaardigd belang dat door de IRBN in het kader van zijn opdrachten wordt behartigd, namelijk de internationale samenwerking tussen Europese en internationale notariaten (Art. 6.1. f) GDPR).

Worden uw gegevens meegedeeld aan derden?

Uw gegevens kunnen worden overgemaakt aan:

notariële en niet-notariële instellingen in het kader van internationale seminaries, cursussen/opleidingen, evenementen, … die al dan niet rechtstreeks door de IRBN georganiseerd worden;
notarissen, erenotarissen, notariële medewerkers, kandidaat-notarissen in het kader van algemene informatieverzoeken “Eurnot”;
onze onderaannemers die gegevens moeten verwerken in het kader van bovengenoemde finaliteit en met wie wij een overeenkomst ondertekend hebben teneinde de naleving van uw gegevens overeenkomstig de GDPR-bepalingen te waarborgen.

In geen geval maken wij uw gegevens over aan derden voor ongevraagde commerciële doeleinden.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

De IRBN neemt alle nodige maatregelen om de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te verzekeren en met name te verhinderen dat zij beschadigd worden, onopzettelijk gewist worden of toegankelijk zijn voor niet-gemachtigde derden.

In geval van een beveiligingsincident met impact op uw gegevens (vernietiging, verlies, wijziging of openbaarmaking) verbindt de IRBN zich ertoe de plicht na te komen die hem op grond van de GDPR wordt opgelegd om gegevensinbreuken te melden, meer bepaald aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wat zijn uw rechten wanneer uw gegevens worden verwerkt?

Als betrokken persoon bij de gegevensverwerkingen die de IRBN verricht, beschikt u over de mogelijkheid om de rechten uit te oefenen die u op grond van de GDPR worden toegekend.

Zo beschikt u over een recht op transparante verwerking van uw gegevens, een recht op informatie, een recht van inzage en een recht op rectificatie indien uw gegevens onjuist of onvolledig blijken.

Daarnaast beschikt u ook over het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken.

Onder bepaalde voorwaarden en in strikt gedefinieerde omstandigheden, beschikt u eveneens over een recht op wissen van uw gegevens alsook over een recht van bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens.

U kunt uw rechten uitoefenen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming via mail naar dpofednot@privanot.beof per brief naar Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

Klachten

Indien u meent dat de IRBN uw gegevens niet heeft verwerkt overeenkomstig de geldende reglementeringen, heeft u het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).